Adjointe exécutive – VP/PVPA

Nos équipes sont au coeur de tout ce que nous faisons. Ensemble, nous aidons les gens, les entreprises et la société à aller de l’avant dans les bons moments et à être résilients dans les moments difficiles.

Notre promesse aux employés, c’est ce qu’Intact vous promet en échange de votre engagement à vivre nos valeurs, à donner le meilleur de vous-mêmes, à être ouverts au changement et à vous investir dans votre carrière. Nous vous promettons de vous soutenir et de vous offrir des occasions de développement et des avantages financiers axés sur la performance dans un milieu de travail où vous pouvez façonner l’avenir, réussir en équipe et évoluer avec nous.

À propos du poste

We’re looking for an Executive Assistant to join our North American Specialty Solutions team!

What you’ll do here:

• Provide support to the Vice President, HR and the Vice President, Marketing & Communications, both of whom have teams in Canada and the US..

• Manage and organize calendars, make travel arrangements, scheduling, and attend, as required, meetings to record minutes, complete and file expense reports, write correspondence, etc.

• Coordinate team meetings - set up meeting invitations, room reservations and equipment as needed, prepare the agenda and publish action items.

• Coordinate off-site meeting logistics and manage on-site details

• Oversee the implementation of action plans, projects, and initiatives to ensure the team is delivering and achieving its objectives

• Track the team’s KPIs, generating and maintaining various performance reports.

• Ensure continuous improvement of processes.

• Identify gaps and recommended solutions in real time to optimize the team’s performance.

• Participate in various internal and external projects and initiatives to support Global Specialty Lines, US and Canada marketing and communications.

• Become an expert in all internal and external communications platforms/tools, being a resource for the team on execution and developing best practices for their use.

• Collect and compile data for various HR reports to support the functioning of the HR team and our business partners, ensuring the accuracy and timeliness of all reporting.

• Handle sensitive and confidential information and files with the utmost confidentiality and professionalism

• Providing administrative support to the US and Canada team including invoicing and the annual budgeting process.

• Provide backup support to other Executive Assistants.

What you bring to the table:

• College diploma in administration or secretarial studies or equivalent combination of education and experience

• Minimum of 3 years experience

• Strong business acumen and professionalism

• Proficiency in MS Office (Word, Excel and PowerPoint), MS Planner, Canva, Work Vivo, Workday

• Exceptional organizational skills, attention to detail, discretion and the ability to handle multiple competing priorities and deadlines

• Excellent communication skills, both written and verbal

• Bilingualism (English/French) is an asset

• Previous experience in Marketing, Communications or HR is an asset.

• No Canadian work experience required however must be eligible to work in Canada.

#LI-Hybrid

Ce que nous offrons

Notre formule hybride permet de maintenir un équilibre entre le télétravail et les avantages des interactions en personne.

En travaillant chez nous, vous aurez tous les outils pour donner le meilleur de vous-même chaque jour. Voici ce à quoi vous pouvez vous attendre en devenant un membre permanent de notre équipe :

• Un régime complet d’avantages financiers qui reconnaît vos succès

• Un régime d’achat d’actions des employés parmi les meilleurs de l’industrie, avec une cotisation de contrepartie correspondant à 50 % des actions nettes achetées

• Un régime de retraite et d’avantages sociaux flexible et complet, et un service de soins de santé virtuels

• Des aménagements de travail flexibles

• La possibilité d'acheter jusqu'à cinq jours de congé supplémentaires chaque année

• Un compte de dépenses mieux-être pour favoriser un mode de vie sain et actif

• Un accès à des outils et à des ressources qui vous aident à rester en santé physiquement et mentalement, à accueillir le changement et à communiquer avec vos collègues

• Un écosystème d’apprentissage dynamique en milieu de travail, offrant des parcours d’apprentissage, du contenu interactif en ligne et des programmes inspirants

• Des réseaux inclusifs dirigés par des employés pour informer, inspirer, faire entendre, établir des relations et offrir des occasions de perfectionnement

• Des dirigeants et des collègues inspirants qui vous soutiennent et contribuent à votre développement

• Un programme d’action communautaire, car ce qui vous tient à cœur fait partie de ce qui vous rend unique et la façon dont vous redonner à la collectivité doit l'être tout autant

Égalité d’accès à l’emploi
Le respect est une des valeurs d’Intact. Pour nous, cela veut dire voir la diversité comme une force. Nous veillons à offrir un milieu de travail accessible où tout le monde se sent valorisé, inclus et encouragé à partager son point de vue unique.

Nous encourageons les candidatures de personnes appartenant à des groupes dignes d’équité, notamment les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées, les personnes noires et les personnes faisant partie de la communauté 2ELGBTQI+.

Dans le cadre de l’engagement d’Intact envers la réconciliation, nous reconnaissons que nous travaillons, nous nous réunissons et voyageons dans un territoire habité à l’origine par les Premières Nations, les Métis, les Inuits, appelé aujourd’hui Canada. Cette histoire s’étend sur plusieurs siècles et continue d’évoluer aujourd’hui.

Nous avons mis en place des politiques qui visent à assurer aux personnes handicapées l’égalité d’accès et de participation, entre autres grâce à des mesures d’adaptation (accommodements) en milieu de travail. Un exemplaire de ces politiques est disponible sur demande.

Si nous pouvons rendre le processus de recrutement plus accessible pour vous, n’hésitez pas à nous le dire quand nous vous ferons part d’une possibilité d’emploi. Nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins.

Consultez cette page pour en savoir plus sur notre processus de recrutement et votre parcours de candidat ou de candidate.

Si vous travaillez déjà pour Intact ou belairdirect, veuillez postuler à ce poste sur notre site carrière interne.