Adjoint.e exécutif(ve), Affaires juridiques et corporatives

Nos équipes sont au coeur de tout ce que nous faisons. Ensemble, nous aidons les gens, les entreprises et la société à aller de l’avant dans les bons moments et à être résilients dans les moments difficiles.

Notre promesse aux employés, c’est ce qu’Intact vous promet en échange de votre engagement à vivre nos valeurs, à donner le meilleur de vous-mêmes, à être ouverts au changement et à vous investir dans votre carrière. Nous vous promettons de vous soutenir et de vous offrir des occasions de développement et des avantages financiers axés sur la performance dans un milieu de travail où vous pouvez façonner l’avenir, réussir en équipe et évoluer avec nous.

À propos du poste

Nous cherchons un.e adjoint.e exécutif(ve) pour notre équipe des affaires juridiques!

Ce que vous ferez :

• Fournir un soutien à deux vice-présidents, Affaires juridiques et corporatives, notamment avec la gestion et l’organisation de leur emploi du temps, l’organisation de leurs déplacements, la planification de réunions et la participation à celles-ci (au besoin), la rédaction de procès-verbaux, la préparation et le classement des rapports de dépenses, la rédaction de la correspondance, etc.

• Soutenir l’ensemble de l’équipe juridique à Montréal, ce qui comprend le classement des documents confidentiels des employés, l’organisation des services d’accueil appropriés, la préparation de l’ordre du jour des réunions d’équipe, la préparation des trousses de documents pour diverses réunions, le suivi des feuilles de temps, la commande des fournitures, la tenue à jour de l’inventaire/de l’équipement, et la distribution du courrier.

• Organiser les invitations aux réunions liées aux projets, faire les réservations de salles et du matériel, au besoin, et publier les ordres du jour des réunions.

• Fournir un soutien technique continu à l’équipe (y compris une aide à l’intégration des nouveaux employés) grâce à votre connaissance technique des systèmes et des logiciels.

• Participer activement à des projets spéciaux et à d’autres tâches connexes, notamment la mise à jour de la documentation liée aux projets et la publication.

• Planifier et coordonner les activités du service et les activités à l’extérieur, y compris les collectes de fonds et les activités dans le cadre des fonctions du personnel, y participer et fournir du soutien le jour des activités en question.

• Produire des rapports confidentiels et créer des présentations PowerPoint, des documents Word et des feuilles de calcul Excel sur les résultats.

• Participer au processus budgétaire annuel.

• Fournir un soutien d’appoint aux autres adjoints de direction.

Ce qu’il vous faut :

• Diplôme d’études collégiales en administration ou études en secrétariat, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience.

• Au moins trois ans d’expérience.

• Grand souci du détail.

• Solide sens des affaires et professionnalisme.

• Capacité de gérer plusieurs priorités et échéances concurrentes.

• Approche proactive, autonomie et sens de l’initiative.

• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint).

• Excellentes aptitudes pour la communication orale et écrite.

• Bilinguisme requis (français / anglais) – Nécessité de traiter des dossiers de réclamations d’une clientèle anglophone sur une base régulière.

• Aucune expérience de travail au Canada requise, mais nécessité d’avoir l’autorisation de travailler au Canada.

#LI-Hybrid

Ce que nous offrons

Notre formule hybride permet de maintenir un équilibre entre le télétravail et les avantages des interactions en personne.

En travaillant chez nous, vous aurez tous les outils pour donner le meilleur de vous-même chaque jour. Voici ce à quoi vous pouvez vous attendre en devenant un membre permanent de notre équipe :

• Un régime complet d’avantages financiers qui reconnaît vos succès

• Un régime d’achat d’actions des employés parmi les meilleurs de l’industrie, avec une cotisation de contrepartie correspondant à 50 % des actions nettes achetées

• Un régime de retraite et d’avantages sociaux flexible et complet, et un service de soins de santé virtuels

• Des aménagements de travail flexibles

• La possibilité d'acheter jusqu'à cinq jours de congé supplémentaires chaque année

• Un compte de dépenses mieux-être pour favoriser un mode de vie sain et actif

• Un accès à des outils et à des ressources qui vous aident à rester en santé physiquement et mentalement, à accueillir le changement et à communiquer avec vos collègues

• Un écosystème d’apprentissage dynamique en milieu de travail, offrant des parcours d’apprentissage, du contenu interactif en ligne et des programmes inspirants

• Des réseaux inclusifs dirigés par des employés pour informer, inspirer, faire entendre, établir des relations et offrir des occasions de perfectionnement

• Des dirigeants et des collègues inspirants qui vous soutiennent et contribuent à votre développement

• Un programme d’action communautaire, car ce qui vous tient à cœur fait partie de ce qui vous rend unique et la façon dont vous redonner à la collectivité doit l'être tout autant

Égalité d’accès à l’emploi
Le respect est une des valeurs d’Intact. Pour nous, cela veut dire voir la diversité comme une force. Nous veillons à offrir un milieu de travail accessible où tout le monde se sent valorisé, inclus et encouragé à partager son point de vue unique.

Nous encourageons les candidatures de personnes appartenant à des groupes dignes d’équité, notamment les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées, les personnes noires et les personnes faisant partie de la communauté 2ELGBTQI+.

Dans le cadre de l’engagement d’Intact envers la réconciliation, nous reconnaissons que nous travaillons, nous nous réunissons et voyageons dans un territoire habité à l’origine par les Premières Nations, les Métis, les Inuits, appelé aujourd’hui Canada. Cette histoire s’étend sur plusieurs siècles et continue d’évoluer aujourd’hui.

Nous avons mis en place des politiques qui visent à assurer aux personnes handicapées l’égalité d’accès et de participation, entre autres grâce à des mesures d’adaptation (accommodements) en milieu de travail. Un exemplaire de ces politiques est disponible sur demande.

Si nous pouvons rendre le processus de recrutement plus accessible pour vous, n’hésitez pas à nous le dire quand nous vous ferons part d’une possibilité d’emploi. Nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins.

Consultez cette page pour en savoir plus sur notre processus de recrutement et votre parcours de candidat ou de candidate.

Si vous travaillez déjà pour Intact ou belairdirect, veuillez postuler à ce poste sur notre site carrière interne.