Adjoint(e) Exécutif(ve)

Nos équipes sont au coeur de tout ce que nous faisons. Ensemble, nous aidons les gens, les entreprises et la société à aller de l’avant dans les bons moments et à être résilients dans les moments difficiles.

Notre promesse aux employés, c’est ce qu’Intact vous promet en échange de votre engagement à vivre nos valeurs, à donner le meilleur de vous-mêmes, à être ouverts au changement et à vous investir dans votre carrière. Nous vous promettons de vous soutenir et de vous offrir des occasions de développement et des avantages financiers axés sur la performance dans un milieu de travail où vous pouvez façonner l’avenir, réussir en équipe et évoluer avec nous.

À propos du poste

Nous cherchons un(e) Adjoint(e) Exécutif(ve) pour notre équipe grandissante!

Ce que vous accomplirez chez nous :

• Soutenir nos vice‑président(e)s, ce qui comprend la gestion et l'organisation de son calendrier, l'organisation de ses déplacements, la planification et la participation, au besoin, à des réunions afin d'en rédiger le procès-verbal, la préparation et le classement des rapports de dépenses, la rédaction de la correspondance, etc.

• Soutenir l'équipe notamment en classant les documents confidentiels des employés, en veillant à ce que les services d'accueil appropriés soient organisés, en préparant l'ordre du jour des réunions d'équipe, en préparant des dossiers pour diverses réunions, en assurant le suivi des feuilles de temps, en commandant des fournitures et en tenant l'inventaire/équipement et en distribuant le courrier.

• Organiser les invitations aux réunions, les réservations de salles et d'équipement, selon les besoins, et publier les ordres du jour des réunions.

• Fournir un soutien technique continu à l'équipe (y compris une aide à l'accueil des nouveaux employés) grâce à vos connaissances techniques des systèmes et des logiciels.

• Participer activement aux projets spéciaux et à toute autre tâche connexe, ce qui inclut la mise à jour de la documentation et la publication des projets.

• Planifier, coordonner et assister aux événements organisés par le département, y compris les collectes de fonds et les fonctions du personnel, et leur apporter un soutien le jour même.

• Exécuter des rapports confidentiels et créer des présentations PowerPoint, des documents Word et des feuilles de calcul Excel sur les résultats.

• Participer au processus budgétaire annuel.

• Soutenir les autres Assistant(e)s de la direction.

Ce que vous mettrez à profit :

• Diplôme d'études collégiales en administration ou en secrétariat ou combinaison équivalente d'études et d'expérience.

• Minimum de 5 ans d'expérience.

• Sens aigu des affaires et professionnalisme.

• Maîtrise de MS Office (Word, Excel et PowerPoint).

• Capacité de gérer de multiples priorités concurrentes et des échéances.

• Excellentes aptitudes à la communication, tant écrite que verbale.

• Bilinguisme (français / anglais) - Nécessité d’interagir sur une base régulière avec des collègues partout au pays.

• Aucune expérience de travail au Canada requise, mais nécessité d’avoir l’autorisation de travailler au Canada.

#LI-Hybrid

Il s'agit d'un nouveau rôle au sein de notre équipe en plein croissance | This role is a new member of our growing team.

Égalité d’accès à l’emploi

Le respect est une des valeurs d’Intact. Pour nous, cela veut dire voir la diversité comme une force. Nous veillons à offrir un milieu de travail accessible où tout le monde se sent valorisé, inclus et encouragé à partager son point de vue unique.

Nous encourageons les candidatures de personnes appartenant à des groupes dignes d’équité, notamment les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées, les personnes noires et les personnes faisant partie de la communauté 2ELGBTQI+.

Dans le cadre de l’engagement d’Intact envers la réconciliation, nous reconnaissons que nous travaillons, nous nous réunissons et voyageons dans un territoire habité à l’origine par les Premières Nations, les Métis, les Inuits, appelé aujourd’hui Canada. Cette histoire s’étend sur plusieurs siècles et continue d’évoluer aujourd’hui.

Nous avons mis en place des politiques qui visent à assurer aux personnes handicapées l’égalité d’accès et de participation, entre autres grâce à des mesures d’adaptation (accommodements) en milieu de travail. Un exemplaire de ces politiques est disponible sur demande.

Si nous pouvons rendre le processus de recrutement plus accessible pour vous, n’hésitez pas à nous le dire quand nous vous ferons part d’une possibilité d’emploi. Nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins.

Consultez cette page pour en savoir plus sur notre processus de recrutement et votre parcours de candidat ou de candidate.

Si vous travaillez déjà pour Intact ou belairdirect, veuillez postuler à ce poste sur notre site carrière interne.

Merci de prendre note qu'Intact n'offre ni parrainage ni soutien concernant les démarches d'immigration, y compris, mais sans s'y limiter, les permis de travail fermés liés à l'entreprise. Les candidats doivent être admissibles à travailler au Canada à compter de la date prévue de leur entrée en fonction et durant toute la période de leur emploi. De plus, ils demeurent les seuls responsables de maintenir leur admissibilité au travail.